exporeal.net - FAQs für Moderatoren

Wie soll eine Moderation ablaufen?

VORBEREITUNG
Der erste Schritt ist die Recherche des Themas. Diese Anfangsaktivitäten sind besonders wichtig, wenn das Thema nur begrenzt bekannt ist oder Aktualitäten bzw. Facetten im Vordergrund stehen, die dem Moderator nicht unmittelbar vertraut sind. Quellen für die Recherche sind das eigene Archiv und die Berichterstattung in anderen Medien. Als hilfreich erweisen sich auch Gespräche mit Vertretern der Branche und Kollegen bzw. mit dem Veranstalter.

Das Resultat ist ein Stichwortzettel mit den wichtigsten Inhalten und möglichen Fragestellungen.

Im zweiten Schritt gilt es, den Stichwortzettel zu strukturieren und – zunächst für sich selbst – eine Dramaturgie der Veranstaltung zu entwerfen. Hierzu gehört die Zuordnung zu drei Komplexen: Welche Inhalte gehören in die Einführung?
Welche Fragen stellt der Moderator an die Teilnehmer?
Welches Stichwort hebt er sich für die Schlussrunde auf?

Das Resultat ist die vom Moderator geplante Dramaturgie der Veranstaltung, die er den Podiumsteilnehmern vermitteln kann.

KONTAKT MIT DEN PODIUMSTEILNEHMERN
Kontakt mit den Teilnehmern eines Podiums lässt sich telefonisch und/oder per E-Mail aufnehmen. Zudem kann ein Treffen im Vorfeld sinnvoll sein. Eine solche Kontaktaufnahme dient im ersten Schritt dem gegenseitigen Kennenlernen. Auch wenn man sich schon kennt, ist es eine Frage der Höflichkeit, auf die Teilnehmer rechtzeitig vor der Veranstaltung zuzugehen. Zudem sollte jeder Teilnehmer die Möglichkeit haben, den Moderator zu erreichen, und natürlich umgekehrt.

Jetzt gilt es, den Verlauf der Veranstaltung vorzubesprechen, und zwar unter organisatorischen und inhaltlichen Gesichtspunkten.

Organisatorisches umfasst den Zeitrahmen, die Struktur, die Sprache, die Länge der Beiträge, die (mögliche) Verwendung von Charts und gegebenenfalls organisatorische Besonderheiten, die in der Obhut des Veranstalters liegen. Eine mögliche Struktur kann z.B. Einführung in das Thema, Vorstellung der Teilnehmer, kurze Statements, Fragen und Antworten, Publikumsdiskussion, Schlussrunde sein.

Inhaltliches umfasst für den Moderator eine Hol- und Bringschuld. Zur Bringschuld gehört die Erörterung der bis dahin erarbeiteten eigenen Vorstellungen – insbesondere der Fragen - und zur Holschuld das Feedback der Teilnehmer auf diese. Zudem sollte man spezielle Kenntnisse und Interessen der Teilnehmer berücksichtigen. Dazu gehört die Beantwortung zweier wesentlicher Fragen:
Wer möchte und kann zu welchem Aspekt besonders gut etwas sagen?
Welche Anregungen kommen von den Teilnehmern selbst?
Gegebenenfalls sollte auch gefragt werden, welche Inhalte von den Teilnehmern für eine Podiumsdiskussion nicht gewünscht werden. Zudem sollten für die Vorstellung der Teilnehmer deren Funktion und Unternehmensbezeichnung „gecheckt“ werden. Ein gutes Podium zeichnet sich durch gute Balance aus. Bei Kompetenzüberschneidungen gilt es, im Vorfeld entsprechend auszuloten.

Das Resultat ist eine Dramaturgie der Veranstaltung, die der Moderator nun mit allen Beteiligten besprochen und eventuell entsprechend verändert hat. Die Teilnehmer haben die Kompetenz des Moderators erkannt. Dieses Resultat kann allen Beteiligten zur Sicherheit zugeschickt werden.

DIE MODERATION
Der Moderator sollte anwesend sein, bevor der erste Teilnehmer eintrifft. Je nach Vereinbarung ist es daher sinnvoll, spätestens eine halbe Stunde vor dem Beginn der Veranstaltung am Ort zu sein. Entsprechend sollte die Anreise – auch mit Eventualitäten wie Flug- oder Bahnverspätung, Autostau, Parkplatzsuche usw. – geplant sein.

Zudem gibt das rechtzeitige Erscheinen dem Moderator ein „Raumgefühl“ und ein Gefühl für die „Atmosphäre“. Beides hilft, sich subjektiv auf den Raum, die Anwesenden und die Teilnehmerzahl einzustellen: Wie ist die Stimmung? Wie ist welcher Teilnehmer drauf? Zudem bleibt noch Zeit für mögliche „letzte Korrekturen“ in Abstimmung mit dem Veranstalter. Denn eventuell sind noch besondere Wünsche und Hinweise des Veranstalters aufzunehmen. Auch ein wichtiger Check: Sind Publikumsfragen zugelassen, wird der Veranstalter sicherlich dafür Sorge getragen haben, dass Publikumsmikrofone vorhanden sind. Banal, aber wichtig für längere Runden: Genügend Zeit, die „facilities“ noch einmal aufzusuchen, ist dann auch gegeben. Letztlich sollte man darauf hinweisen, dass alle Podiumsteilnehmer ihre Mobiltelefone ausgeschaltet oder zumindest auf „Lautlos“ stehen haben – das gilt selbstverständlich insbesondere für den Moderator selbst.

Das Resultat ist im besten Fall ein zumindest organisatorisch möglichst „stressfreier“ Angang.

DIE MODERATION SELBST
Als hilfreich erweist sich ein Ablaufzettel, auf dem alle wesentlichen Punkte notiert sind. Besonders bei größeren Runden ist es hilfreich, Visitenkarten bzw. Namen in der Sitz- oder Stehordnung strukturiert vor sich zu haben.

Bei der Vorstellung durch den Moderator sollten Namen, Funktionen und Unternehmen richtig genannt werden. Wenn hierzu der Blick auf die Visitenkarte erforderlich ist, sollte er möglichst unsichtbar für das Publikum erfolgen. Es ist eine Frage der Höflichkeit, dass der Moderator, wenn er sich selbst vorstellt, dieses zuletzt tut. Wichtig und bei Vorstellungsrunden oft vergessen: Das Publikum sieht das Podium genau andersrum. „Rechts von XY sitzt….“ ist für die Zuschauer „Links von….“.

Niemand ist bei einer Podiumsdiskussion der Hauptredner, schon gar nicht der Moderator selbst. Selbstverständlich kann und sollte er in das Thema einführen (Anmoderation). Danach aber ist seine wichtigste Aufgabe, durch Fragen die Veranstaltung zu steuern. Hier gilt es, die Balance zwischen der geplanten Struktur und den aktuellen Gegebenheiten zu halten. Es kann genau so falsch sein, eine spannende Kontroverse zugunsten des „Fahrplans“ abzubrechen wie ihr zu viel Raum zu gewähren. Ein Patentrezept gibt es nicht, wesentlich auf dem Podium ist Zeit- und Fingerspitzengefühl. Klarer Konsens besteht jedoch darüber, zu langwierige Ausführungen höflich abzubrechen bzw. Kurzantworter durch Nachfragen zu motivieren. Zudem sollten Überleitungen stattfinden. Das kann das konkrete Wiederholen einer zentralen Aussage eines Beitrages sein, um deren Einschätzung man einen anderen Teilnehmer bittet, oder das Aufgreifen eines Einzelaspektes sein, der an einen anderen Podiumsteilnehmer mit einer Frage adressiert wird. Für beides ist der Zettel mit Stift hilfreich, auf dem man sich Name und Stichwort notieren kann. Am besten lässt sich die Rolle des Moderators mit der eines Dirigenten vergleichen, der sein Orchester leitet. Der Stichwortzettel hat dabei die Rolle der Partitur. Ein Journalist als Moderator weiß, dass eine Moderation eigentlich nichts anderes als die „live“-Verfassung eines Übersichtsartikels vor Publikum ist. Allein die Mittel sind andere: Denn dieser „Artikel“ wird nicht geschrieben, sondern gesprochen.
Immer gilt es, sowohl die Stimmung auf dem Podium als auch im Publikum im Auge zu behalten. Für das Podium ist es wichtig, signalisierte Wünsche nach Wortmeldungen aufzunehmen – auch hier hilft der Zettel; gegebenenfalls kann sich der Moderator bei Kontroversen zwischen Teilnehmern auch für kurze Zeit zurücknehmen. Danach jedoch muss er der Diskussion wieder die Struktur zurückgeben. Um im Bild des Dirigenten zu bleiben: Raum und Platz für Improvisationen wie z.B. beim „free jazz“ kennzeichnen eine lebendige Veranstaltung. Allerdings ist und bleibt der Moderator der Dirigent.

Die Aufmerksamkeit des Publikums ist Gradmesser für die Qualität der Diskussion. Das Vertiefen eines Aspektes oder der Wechsel zu einem anderen Thema hängt genau hiervon ab. Zudem ist, sofern vom Veranstalter gewünscht, der Zeitpunkt wichtig, ab dem man dem Publikum die Möglichkeit gibt, Fragen zu stellen. Die Entscheidung des Moderators, ab wann die Runde für Publikumsfragen geöffnet wird, ist immer subjektiv; doch sollte es nicht zu früh, aber auch nicht zu spät geschehen. Erfahrungsgemäß sollte hierfür rund ein Drittel der gesamten Diskussionszeit zur Verfügung stehen. Wichtig ist jedoch, dass der Moderator selbst immer noch Fragen „in petto“ haben muss, falls sich keine Wortmeldung aus dem Publikum ergibt. Wenn sich Wortmeldungen ergeben, ist es sinnvoll, um Nennung des Namens und des Unternehmens zu bitten.

Sollte der Fragende aus dem Publikum seine Frage nicht direkt an einen Teilnehmer adressieren, so muss der Moderator klären, wer antworten möchte bzw. die Frage an einen Teilnehmer adressieren. Ist die Frage an das gesamte Podium gestellt, dann gilt es, die Reihenfolge der Antwortenden festzulegen. Erfahrungsgemäß empfiehlt es sich, dabei mit einem kommunikationsstarken Teilnehmer zu beginnen. Hierbei gilt es, Podium und Publikum gleichzeitig im Auge zu behalten. Denn mancher Podiumsteilnehmer möchte erst später „noch etwas hinzufügen“; zudem können, wenn das Eis erst einmal gebrochen ist, im Publikum weitere Fragen entstehen.
Möglichst unsichtbar für das Publikum hat der Moderator – vor allem zum Schluss hin – auf die Zeit zu achten. Dies kann durch die Armbanduhr hinter dem Namensschild geschehen, dies ist aber auch durch den Blick auf die Uhren der anderen Teilnehmer möglich. Der offene Blick auf die eigene Uhr am Arm sollte nur geschehen, wenn es gar nicht anders geht. Spätestens fünf Minuten vor Ablauf sollte eine Schlussrunde eingeläutet werden, in der alle Teilnehmer eine zentrale Frage beantworten (Abmoderation). Danach sollte sich der Moderator bei dem Podium für die Teilnahme und bei dem Publikum für die Aufmerksamkeit bedanken. Am besten geschieht dies nicht im Sinne eines abgespulten Statements; vielmehr kann direkt vor dem Dank auf den Verlauf oder auch die Stimmung noch einmal eingegangen werden. Doch ganz am Schluss sollte immer der Dank stehen.

Das Resultat: Wenn applaudiert wird, war auch das Publikum dankbar. Jedenfalls ist jetzt der Stress vom Moderator wie auch vom Veranstalter genommen.

Wann sollen Referenten kontaktiert werden?

Der Moderator sollte sich bis spätestens vier Wochen vor der Messe mit dem Referenten in Verbindung setzen, um den Ablauf zu besprechen.

Wer ist der Ansprechpartner für die technische Koordination der Foren?

Für die technische Koordination haben wir mit EUROKONGRESS GmbH einen erfahrenen und kompetenten Partner für die Organisation und Durchführung nationaler und internationaler Kongresse und Tagungen gewonnen. Im Rahmen der EXPO REAL 2008 wird EUROKONGRESS die organisatorische und technische Koordination der Foren übernehmen.

EUROKONGRESS GmbH
Schleissheimer Str. 2
80333 München
Tel. +49 (0)89 210 98 6-0
Fax. +49 (0)89 210 98 6-98

Wie lange vor dem Vortrag sollen Sie anwesend sein?

Alle Moderatoren und Diskussionsteilnehmer werden gebeten, sich spätestens 30 Minuten vor Beginn Ihrer Veranstaltung im Referentenraum zur Absprache/Vorbereitung zu treffen.

Wo ist das Forum, in dem die Moderation stattfindet?

EXPO REAL FORUM in der Halle A1
Das EXPO REAL FORUM bietet vertiefende Einblicke in aktuelle Trends und Themen der Immobilienwirtschaft. Namhafte Branchenexperten diskutieren über Investment- und Finanzierungsstrategien, aber auch über Corporate Governance und Politik. Seit der ersten EXPO REAL vor zehn Jahren zählt dieses Forum zu den wichtigsten Informationsbörsen im Bereich Gewerbeimmobilien.

INVESTMENT & LOCATIONS FORUM in der Halle A1
Im INVESTMENT LOCATIONS FORUM geht es um weltweite Investitionsstandorte. Internationale und heimische Marktteilnehmer analysieren Hot Spots der Immobilienwirtschaft und diskutieren die Emerging Markets der Branche. Neben etablierten europäischen Ländern gehören dazu auch die aufstrebenden Märkte in Mittel- und Südosteuropa sowie in Übersee.

SPECIAL REAL ESTATE FORUM in der Halle B3
Die Vielfalt der nutzungsgebundenen Immobilien beleuchtet das SPECIAL REAL ESTATE FORUM. Experten aus den Marktsegmenten Hotel, Büro, Einzelhandel und Logistik erörtern ihre Projekte, präsentieren ihre ganz persönliche Sicht des Marktes und stellen sich der Diskussion. Ein kompetenter Einblick in aktuelle Trends und die Erfolgsstrategien der Macher.

PLANNING & PARTNERSHIPS FORUM in der Halle C3
Nutzer, Architekten und Stadtplaner haben oft unterschiedliche Ansprüche. Unter dem Dach des PLANNING & PARTNERSHIPS FORUMS werden Realitäten und Visionen aus den Bereichen der Stadtentwicklung, der Architektur und des Facility Managements vorgestellt und zusammengeführt. Der Karrieretag rundet das Programm ab.

Wie gelangen Sie zum Messegelände?

Die Neue Messe München liegt nur 8 Kilometer vom Stadtzentrum entfernt im Osten Münchens (auf dem ehemaligen Flughafengelände München-Riem) und ist einfach, schnell und bequem zu erreichen. Sowohl mit dem Pkw als auch mit den öffentlichen Nahverkehrsmitteln. In alle Richtungen gibt es schnelle Verbindungen: über die Autobahn A94 zur City und über den Autobahnring Ost zum Fernstraßennetz und zum Flughafen.

Mit öffentlichen Verkehrsmitteln:
Die Benutzung der Busse und Bahnen des Münchner Verkehrsverbundes (MVV) ist vom Tag vor bis zum Tag nach der Messe gegen Vorlage des Ausstellerausweises kostenlos. Besucher fahren gegen Vorlage Ihrer Eintrittskarte ebenfalls kostenlos an allen 3 Messetagen.
Die Messe-U-Bahn
Die Linie U2 fährt direkt zur Neuen Messe München, Haltestellen Messestadt West.
Der Messe-Shuttle-Bus
Während der EXPO REAL ist zwischen dem Flughafen und der Neuen Messe München ein eigener MESSEBUS-PENDELVERKEHR eingerichtet. Die Busse fahren im 30-Minuten-Takt nonstop zur Messe.

Flughafen-S-Bahnen:
Bringen Sie auf zwei Wegen zur EXPO REAL. Mit der S1 bis Feldmoching, umsteigen in die U2 - diese fährt direkt zum Messegelände. Mit der S8 bis Ostbahnhof, dann umsteigen in die U5 bis Haltestelle Innsbrucker Ring. Von dort mit der U2 direkt zum Messegelände.

PKW:
Folgen Sie den Hinweistafeln der Verkehrsleitbeschilderung; ausreichend Parkplätze vorhanden. Direkte Anbindung an die A94 Richtung Passau bzw. München, Anschlussstellen München-Riem bzw. Feldkirchen-West.

Wie bekommen Sie Ihre Eintrittskarte?

Als Journalist können Sie sich vorab online akkreditieren und erhalten einen Presseausweise zugeschickt oder Sie zeigen vor Ort mit Ihren Presseausweis im Pressezentrum West vor und erhalten dort Ihren Presseausweis.

Sollten Sie keinen journalischen Tätigkeit nachgehen bekommen Sie von uns Ihren personalisierten Besucherausweis ab Ende September per E-Mail zugeschickt.

Der Besucherausweis berechtigt zum Zutritt an allen Messetagen.

Wann sollen Sie Ihr Hotel buchen?

Für Ihre Planung denken Sie bitte auch an die rechtzeitige Buchung von Flügen und Hotelzimmern. Mehr Informationen erhalten Sie hier oder unter http://www.hrs.de

Was soll auf der Rechung erscheinen?

Die Rechung soll folgende Daten enthalten:

Empfänger
Messe München GmbH
EXPO REAL 2008
Abt. Finanzen
Messegelände
81823 München
Deutschland

Absender
Persönlichen Daten (Name, Vorname, Adresse)
Forum/Tag/Uhrzeit/Datum
Betrag
Bankverbindungen (IBAN-Nr und SWIFT Code)

NEU:
Bestellnummer
Steuernummer
MwSt., je nachdem, ob Sie MwSt.-pflichtig sind

Wann stellen Sie uns Ihre Rechnung?

Bitte senden Sie uns Ihre Rechnung für Ihre Moderationstätigkeit am besten nach der Veranstaltung per Post.